Audit administratif – définition et méthodologie
Crédit photo : Kelly Sikkema

Audit administratif – définition et méthodologie

AUDIT ADMINISTRATIF – DEFINITION ET METHODOLOGIE

Le 13 mars 2021, Stéphanie CALMES (FFMAS Haute-Garonne) et Stéphanie BONAMY (FFMAS Gironde), présentait l’atelier au sujet de l’audit administratif. Au travers de cet article, elle nous apporte un compte-rendu des points clés abordés lors de cet atelier.

Définition d’un audit

Un audit au sens strict du terme consiste en « un examen minutieux du mode de fonctionnement et d’organisation d’une société ou d’un service par un professionnel indépendant et impartial dont la mission principale consiste à déceler puis localiser les éventuelles défaillances qu’il serait possible de rectifier afin de rendre l’entité auditée plus compétitive. Dans ce contexte, l’audit est un moyen d’apporter une amélioration continue au sein des entreprises ou services audités. »

Ce n’est donc pas un simple outil de prospection commerciale ou d’analyse des besoins du client mais bien un moyen pour permettre à l’entreprise de se perfectionner.

Les grandes étapes sont les suivantes :

  • Déterminer quel est l’objectif final, ce dernier vise en général en une amélioration de la performance par rapport à un référentiel déjà établi ou qui sera défini, Quel est le périmètre (organisation entière, service, processus) ?
  • Effectuer un « scan » afin de voir pourquoi l’entreprise n’arrive pas à les réaliser par des entretiens, la collecte de documents et rechercher des preuves, des faits
  • Poser un état des lieux afin de constater l’écart entre l’objectif final et le référentiel. On élabore la synthèse de notre analyse en listant les points positifs et les points à améliorer
  • Donner des préconisations en termes d’organisation, de formation, d’amélioration de process, de création de nouveaux outils…
  • Afin que le dirigeant procède à la prise de décision concernant lesactions à mettre en place
  • Et ensuite mettre en place le programme d’amélioration

A qui s’adresse un audit administratif ?

Un audit sert à aider l’entreprise dans l’optimisation de ses process, de son organisation.

Les raisons :

Tout d’abord, les raisons pour lesquelles un client vous sollicite pour une prestation d’audit peuvent être multiples.

  • Il/elle a l’impression de ne pas s’en sortir malgré un nombre d’heures de travail phénoménal
  • Il/elle fait des devis, factures, il/elle a des chantiers mais la trésorerie ne suit pas
  • Son comptable le/la sollicite énormément chaque mois au moment de saisir sa comptabilité
  • Son assistant.e est overbooké.e

Toutes ces problématiques sont liées à un service ou une composante de l’activité : l’administratif, le commerce, la gestion, la comptabilité…

A qui s’adresse-t-il ?

Cela concerne soit des services dédiés dans une grosse entreprise voire une PME ; soit une partie de personnes dans une TPE ; ou l’entrepreneur lui-même pour un indépendant.

Un audit administratif s’adresse à tous types d’entreprises, toutes tailles, tous statuts.

Il est donc important de savoir précisément à qui on s’adresse avant de mener cet audit.

Quels sont les prérequis ?

Il faut en effet être capable de bien connaître sa cible, et ce, à plusieurs niveaux :

  • Le secteur d’activité : en fonction du secteur d’activité, les exigences et les besoins seront différents
  • Son organisation interne, les divers processus et modes opératoires liés à la profession mais aussi au mode d’organisation
  • Son fonctionnement à proprement parler qui souvent est soumis à des habitudes pas forcément normalisées et liées justement au secteur
  • Et enfin tout ce qui concerne la réglementation, les normes et process qualité à laquelle l’entreprise est soumise

Il y a par ailleurs quelques ingrédients à réunir :

  • L’audit est avant tout une affaire de relations humaines. Vous aurez beau avoir tous les éléments à votre disposition pour le mener à bien (accès aux documents, aux méthodes…) si vous n’avez personne pour vous les expliquer, votre travail sera limité. Il est donc important d’instaurer des relations humaines saines avec le dirigeant ou bien avec le responsable du service qui sera demandeur
  • Il faudra aussi savoir poser les bonnes questions. L’audit peut parfois être perçu comme une inquisition de la part des personnes interrogées.
  • Il est donc important de préparer l’entretien en échangeant en amont avec le demandeur ainsi que les questions à poser mais aussi en adoptant des comportements facilitant le recueil d’informations auprès des personnes rencontrées.
  •  Ne pas aller trop vite et ne pas brûler d’étapes sous peine de louper des pans importants d’informations

La méthodologie

La méthodologie est un des prérequis indispensables pour effectuer un audit administratif. Sans méthode, cette prestation est vouée à l’échec.

On peut distinguer 4 étapes indispensables :

1ère étape : définir le but et le périmètre de l’audit

  • Amélioration des process ?
  • Amélioration de la qualité des services clients ?

Parfois le client lui-même ne sait pas quel est l’objectif de cet audit. Il sait juste que quelque chose ne va pas et vous demande de trouver quoi.

Le périmètre peut changer selon la taille de l’entreprise.

  • Un seul ou plusieurs services ?
  • Quels services ?
  • Sera-t-il nécessaire de faire appel à un confrère ou une consœur s’il touche un service que vous ne maîtrisez pas (service comptable par exemple) ?

2è étape : l’analyse de l’entreprise

Cette deuxième étape consiste à effectuer un état des lieux à l’instant T de l’entreprise que vous auditez.

  • Quelle est l’organisation de l’entreprise ?
  • Y-a-t-il des process de travail ?
  • Quel est le rôle de chaque intervenant dans l’organisation, dans les process ?
  • Quels sont les liens entre les services ?
  • Quels sont les moyens et les outils en place ?

Cette étape sera adaptée en fonction du but de l’audit, de son périmètre et de la taille de l’entreprise.

3è étape : l’évaluation

Une fois cet état des lieux effectué, vous allez évaluer le résultat en fonction du but de l’audit.

Quelle norme ? Quel référentiel ?

Pour atteindre ce but, il est nécessaire de respecter soit des process, soit une norme, un référentiel.

Ce référentiel peut être déjà existant comme dans certaines professions devant respecter une règlementation comme un organisme de formation qui doit fournir un certain nombre de documents à ses stagiaires avant le lancement de la formation.

Il peut s’agir d’une organisation qui devrait être présente pour atteindre cet objectif. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur votre propre expérience. Comme le fait de classer, d’ordonner, d’identifier clairement tous les documents qu’un indépendant va transmettre à son comptable chaque mois.

Les critères d’évaluation

Vous avez alors tous les ingrédients de votre évaluation ! Il faut maintenant la qualifier.

Pour cela, vous vous adaptez au souhait de votre client : il veut un système de notation, un système d’étoiles, de couleurs, des phrases explicatives ? Vous montez votre évaluation selon la méthode qui lui parlera le plus.

4è étape : le plan d’action

L’étape la plus importante de l’audit : mettre des préconisations en face des points qui sont à améliorer.

  • Vous proposez à votre client une feuille de route avec des propositions d’actions concrètes, des axes d’amélioration.

Le client peut d’ailleurs proposer un plan d’action à la lecture de votre évaluation.

Votre travail d’audit l’aura aidé à prendre de la hauteur par rapport à son activité en trouvant lui-même les solutions pour optimiser son organisation.

Quels sont les points d’attention ?

Attention : un audit administratif n’est pas une prestation qui se réalise en 2 temps 3 mouvements.

L’analyse d’une entreprise, quelle que soit sa taille, son organisation, demande du temps, de la disponibilité.

  • L’audit administratif est une prestation qui s’étale sur la durée. Vous allez être amené à revenir plusieurs fois chez votre client

Votre rapport d’évaluation ne sera remis que plusieurs jours, voire quelques semaines après votre dernier RV.

Ces temps d’absence ont leur importance car ils vont vous permettre, à vous aussi, de prendre de la hauteur par rapport à ce que vous avez observé, à vos échanges.

Ils vont aussi vous permettre de garder une distance saine entre votre client, éventuellement son équipe et vous. Votre objectivité en dépend.

  • 2è point d’attention : ne vous sous-évaluez pas lors de l’envoi de votre proposition.

N’oubliez pas que votre client, en faisant appel à vous, fait appel à votre expertise, à vos compétences. Il attend de vous que vous l’aidiez !

  • Enfin, selon que le client veut une mission complète, c’est-à-dire audit + un accompagnement pour mettre en place les propositions d’amélioration ou bien juste un audit, le tarif ne sera pas le même.

En effet, dans le 2è cas, vous aurez fait un travail de fond, analyse, évaluation, recherche et proposition d’axes d’amélioration. Une fois cet audit réalisé, rien n’empêche le client de solliciter une autre personne pour la mise en œuvre des axes d’amélioration.

Conclusion

Pour résumer :

  • L’audit est une prestation à part entière
  • Qui peut éventuellement permettre de démarrer une relation professionnelle récurrente
  • Cette prestation s’adresse à tout type d’entreprise qui souhaite s’améliorer d’une manière ou d’une autre
  • En tant que prestataire de services il y quelques règles à observer :
    • Suivre une méthodologie qui nous permettra à la fois de ne pas « nous perdre » et d’atteindre les objectifs de manière efficace
    • Faire preuve de bon sens, et instaurer une bonne relation avec notre client
    • Aussi, et surtout, avoir une bonne connaissance de soi, de ses domaines de compétence et aussi de ses limites

Se connaître ? Qu’est-ce que cela signifie pour une prestation d’audit ? Cela signifie qu’il faut être capable de faire son propre audit afin de : 

  • Identifier ses propres compétences, connaître son périmètre d’action
  • Identifier ses connaissances et voir si des besoins émergent (formation…)  
  • Mais aussi connaître la limite de ses connaissances / compétences, capacités : on pourra peut-être lors du processus de diagnostic, identifier des besoins auxquels l’on ne pourra pas répondre directement : voir si on a autour de nous des professionnels capables de prendre le relais
  • Avoir une certaine capacité à analyser et à transmettre
  • Dernière chose, en tant qu’assistant.e indépendant.e : sa posture/attitude à avoir sur site  

Et enfin, ne pas hésiter à se faire accompagner par des professionnels de l’audit qui sauront vous guider dans cette démarche.

Carole FEUGA – Estela Solutions (FFMAS Haute Garonne)
Ludovic MICHEL – LUMIS Services (FFMAS Touraine)
Membres de la Commission ESI – FFMAS

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