Nos adhérents sont bien souvent passionnés par leurs métiers. C’est le cas de Laëtitia, assistante commerciale export dans le domaine du vin depuis 17 ans. Elle a souhaité vous présenter succinctement son métier, bien souvent méconnu.
Et parce que l’entraide est une valeur forte de notre réseau, elle a été aidée dans sa tâche par Nathalie, assistante indépendante et correctrice.
Quelles sont les principales tâches d’une assistante commerciale export ?
Les tâches d’une assistante commerciale se déclinent en 4 missions principales :
- Traiter les commandes de l’échantillonnage (agréage, dégustation, promotion, salons, appels d’offres) au recouvrement de la créance (relances, assurance-crédit),
- Gérer les litiges et les réclamations,
- Seconder les responsables de zone / commerciaux,
- Participer à la vie du service ADV (administration des ventes).
L’assistante commerciale export a, en plus de ces missions, la charge de :
- Veiller à mettre les produits en conformité avec les exigences du pays de destination (exemple de la pose de Government Warning sur une bouteille de vin destinée à être vendue aux Etats-Unis),
- S’assurer de fournir toute la liasse documentaire nécessaire au bon dédouanement des marchandises sur place (facture, packing list, certificat d’origine…),
- Organiser le transport dans le respect des termes de transfert de risques négociés par le commercial (Incoterm®),
- Récupérer le document d’exportation en bonne et due forme (preuve fiscale d’exportation justifiant le défaut de paiement de la TVA sur le territoire européen, ou document de circulation justifiant de l’état européen dans lequel la TVA sera due),
- Veiller au respect des termes de paiement internationaux négociés par le commercial (paiement d’avance ou à crédit dans le respect de l’Incoterm®, lettre de crédit, CREDOC…),
- Participer à la veille documentaire sur la zone qui lui est confiée (documents exigés en amont de la vente pour l’enregistrement des produits dans le pays de consommation ou en aval pour assurer le dédouanement ou la promotion, procédures de vente à respecter tels que sur les Etats-Unis, auprès des Monopoles ou compagnies aériennes).
En amont de la négociation commerciale, elle informe le commercial de toute contrainte à l’exportation ayant une incidence sur le délai de mise à disposition ou sur la marge.
Une interface indispensable . . .
De fait, l’assistante commerciale est en contact permanent avec l’ensemble des acteurs internes à l’entreprise pour s’assurer du bon déroulement du processus de préparation et de mise à disposition de la commande. Elle assure la qualité de service en veillant à la satisfaction permanente et continue des clients, dans le respect des procédures internes (ISO, OEA…). Elle doit également coordonner la participation des acteurs externes à l’entreprise (transporteurs, prestataires de service, fournisseurs, administrations diverses en France et à l’étranger…).
Elle sera idéalement issue d’une formation internationale bien que ces notions puissent être acquises sur le terrain, notamment par le biais de formations aux techniques de commerce international. La pratique professionnelle de l’anglais est exigée, une seconde langue est un plus. La maîtrise des outils bureautiques tels que le pack office est une aide précieuse au quotidien.
Des qualités de rigueur, organisation, adaptation, gestion des priorités, un esprit collaboratif, un bon sens du relationnel et le goût de la satisfaction client sont essentiels à l’exercice de ce métier dynamique et exigeant.
Un grand merci à Laëtitia Tessier et Nathalie Coulon.
