Être prêt(e) pour son premier client : les documents et formalités obligatoires
Crédit photo : Glenn Carsten-Peters

Être prêt(e) pour son premier client : les documents et formalités obligatoires

L’atelier du 28 novembre 2020 s’est construit autour d’un ensemble de documents indispensables à notre métier. Cela nous a permis de nous remettre en question sur nos pratiques professionnelles et de toujours chercher l’excellence pour s’améliorer ; et ce, que nous soyons novice ou expérimenté(e).

Caroline HUYARD et Christelle NICOLAS ont relevé ce challenge dans la joie et la bonne humeur et vous présentent ici les points clés pour être bien préparé(e) pour votre premier client.

Lors du RDV avec mon futur client

Il nous paraît primordial, d’arriver bien sûr avec son sourire, posé et à l’écoute des besoins de notre prospect. Bien sûr, n’oubliez pas votre carte de visite, de quoi prendre des notes (ce qui nous permet de ne rien oublier et de récapituler aussi avec le client ses attentes), et pour finir vos supports de communication (flyer, plaquette commerciale…).

Il peut arriver que certains nous demandent un CV, ce qui est compréhensible car ce sont parfois des entrepreneurs qui n’ont pas l’habitude de travailler avec des secrétaires ou assistantes externalisées (où l’embauche est plus courante). Ils se positionnent souvent en tant que recruteurs et pensent bien faire en nous demandant notre CV. Cependant, nous sommes en posture d’entrepreneur et non de salarié, c’est-à-dire que nous sommes d’égal à égal avec notre client en tant que chef d’entreprise. Par exemple, demanderiez-vous son CV à votre plombier ou votre expert-comptable ? Donc NON, ne pas communiquer son CV pour ne pas être en position de subordination, mais plutôt le rerouter vers votre profil LinkedIn ou votre site internet. Vous pouvez également le rassurer en parlant de vos expériences.

Nous pourrions aussi être tentés de prendre notre grille tarifaire afin de pouvoir proposer tout de suite notre offre. Cependant, il est important de prendre le temps de se poser, de relire nos notes afin de proposer un tarif qui correspondent aux besoins de notre client. Chaque client est unique dans ses besoins, ses attentes et sa façon de fonctionner. Cela légitime de prendre le temps de réfléchir à une réponse adaptée.

Le devis

Le devis est un document qui engage le professionnel et son client en reprenant les termes de la prestation à effectuer ainsi que le prix.

Délivrer un devis n’est pas obligatoire. Cependant, lorsque nous présentons un devis, nous avons l’obligation de respecter un certain nombre de règles.

Le devis doit mentionner : Date du devis et durée de validité de l’offre ; Nom, raison sociale et adresse de l’entreprise (n° de téléphone et adresse électronique) ; Statut et forme juridique de l’entreprise ; Numéro au Répertoire des métiers (n° Sirene + RM + n° du département d’immatriculation) ; Numéro RCS + ville du Greffe ; Numéro individuel d’identification à la TVA (pour celles et ceux qui sont inscrit(e)s sous 1 autre statut ; Nom et adresse du client ; Date de début et durée estimée de la prestation ; Décompte détaillé de la prestation, en quantité et en prix unitaire ; Prix horaire ou forfaitaire ; – Frais de déplacement ; Conditions de paiement, de livraison et d’exécution du contrat ; Procédures de réclamation (coordonnées service de médiation) ; Somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

Particularité : Mention de la franchise de TVA : l’auto-entrepreneur qui ne facture pas de TVA doit reprendre la mention “TVA non applicable, art. 293B du CGI”.

Les conditions générales de vente

Les CGV encadrent les relations commerciales, elles doivent donc figurer avec vos documents contractuels (devis, contrat, lettre de mission).

Elles sont uniques à votre activité puisqu’elles sont en fonction des prestations que vous proposez et des clients auxquels vous vous adressez.

Rappelons par ailleurs qu’il est interdit de copier-coller des CGV. Certaines affaires ont fait jurisprudence condamnant jusqu’à 10 000 ou 15 000 euros les professionnels pour parasitisme commercial et plagiat.

Elles comprennent généralement plusieurs mentions comme l’objet, le prix, rabais/ristourne, escompte, modalités de paiement, retard de paiement, clause résolutoire, clause de réserve de propriété, livraison, force majeure, tribunal compétent, médiateur.

Deux mentions sont obligatoires selon l’alinéa 1 de l’article L. 441-1 du Code de Commerce :

  • Les conditions de règlement ;
  • Les éléments de détermination du prix tels que le barème des prix unitaires et les éventuelles réductions de prix.

L’information précontractuelle est organisée par l’alinéa II de l’article L. 441-1 du Code de commerce qui fait obligation à toute personne exerçant des activités de services qui établit des conditions générales de vente de les communiquer à tout acheteur qui en fait la demande pour une activité professionnelle. Cette communication s’effectue par tout moyen constituant un support durable. 

Petit plus : les CGV peuvent vous servir à solliciter un recours auprès de la juridiction compétente en cas d’impayés d’un client.

Le contrat de prestation de services

Le contrat de prestation de services peut faire suite au devis, y être adossé ou pas selon les pratiques.

C’est un contrat conclu entre un client, d’une part, et un prestataire, d’autre part. Il permet d’encadrer votre relation commerciale.

Il faut être vigilant sur la rédaction du contrat : bien le faire signer avant de commencer la mission, de vous limiter aux missions et moyens mentionnés dans le contrat.

Penser à établir un avenant au contrat quand la mission sort du cadre prévu initialement.

La lettre de mission

Nous connaissons la lettre de mission de l’expert-comptable ou celle que nous pourrions avoir en étant salarié(e) (la “mission” est alors entendue comme un déplacement extérieur à l’entreprise par exemple).

Puis-je proposer une lettre de mission à mon client ?
Quelle est la différence avec le contrat de prestation ?

Selon la Fédération nationale des auto-entrepreneurs (FNAE) : “Il n’y a pas vraiment de règles quant à l’utilisation du contrat ou de la lettre de mission. Généralement, le contrat de prestation de services sera utilisé pour des prestations sur du long terme et/ou pour lesquelles les aspects contractuels sont importants. En effet, le contrat de prestation de services rappelle les conditions générales de prestations de services, il permet de définir des conditions contractuelles spécifiques à un client. La lettre de mission est associée aux conditions générales de prestation de services et a plutôt vocation à se substituer au devis.”

Vous l’aurez compris, il n’y a pas de règle établie et chacun est libre de sa pratique. Néanmoins, pour vous sécuriser autant que votre client, un document (devis, lettre de mission, contrat de prestation, proposition commerciale…) formalisant votre accord commercial est nécessaire, comme pour toute prestation entre deux entreprises ou avec des particuliers. Cela est également un outil de communication qui rassure le client et démontre votre professionnalisme.

Les protections à souscrire

Par erreur de jugement ou a priori, nous associons souvent le mot « assurance » à « non-obligatoire ».

Cependant, la Responsabilité Civile Professionnelle et la Protection Juridique peuvent se révéler être de bons atouts pour notre activité, en faisant preuve également du sérieux et du professionnalisme de notre activité de secrétaire ou assistante indépendante et, avant tout, d’entrepreneur. 

La RCP est une assurance qui prend en charge toute erreur/accident que l’on peut commettre chez un client dans le cadre de notre mission et même après.

La Responsabilité Civile d’Exploitation est optionnelle. Celle-ci prend en charge ce que l’on peut par exemple casser chez un client.

La Protection Juridique est une assistance en cas de litige avec un tiers (votre client ou un client/fournisseur de votre client par exemple) ou d’obtenir une aide de votre assureur en cas de procédure.

Il est également envisageable de souscrire une “garantie cyber” afin de couvrir tout risque de faille de sécurité informatique ou de piratage qui mettrait en péril notre activité et, potentiellement, la sécurité des données des clients auxquelles nous avons accès.

Petits plus :

*Pensez à vérifier/modifier votre assurance habitation en cas de travail depuis votre domicile et votre assurance auto en cas de déplacements professionnels.

*Depuis le 1er janvier 2016, le Service de Médiation est un service obligatoire pour tous les professionnels qui facturent des particuliers. Ne s’applique pas aux litiges entre deux professionnels ; La médiation de la consommation permet de garantir au consommateur la possibilité de faire appel gratuitement à un médiateur de la consommation en cas de litige. L’objectif étant de résoudre le litige à l’amiable. Le professionnel doit inscrire sur tous ses documents officiels (CGV, contrat, factures, site internet) les références du médiateur. Le choix revient ensuite au client de décider ou non de faire appel au médiateur.

Conclusion

“Je ne suis pas à la hauteur” “comment vais-je y arriver ?” “est-ce obligatoire ?” “suis-je à jour concernant les nouvelles réglementations ?” “…?”

Tant de d’interrogations qui nous passent par la tête… ou auxquelles nous ne pensons pas !

Nous avons énuméré différents points en commençant par notre rdv client, jusqu’à la préparation de la remise de l’offre tarifaire, en passant par nos propres contrats pro et les assurances à prévoir.

Si vous lisez cet article, c’est que vous avez envie d’en apprendre davantage, de vous mettre en conformité, de vous perfectionner et de gérer avec professionnalisme votre relation commerciale.

Votre implication pour exceller dans ce domaine prouve que vous êtes sur la bonne voie, félicitations ! La FFMAS et la Commission Entrepreneuriat-indépendant sont là pour vous accompagner sur cette voie.

Alors êtes-vous prêt pour votre prochain RDV ?

Carole FEUGA – Estela Solutions (FFMAS Haute Garonne)
Ludovic MICHEL – LUMIS Services (FFMAS Touraine)
Membres de la Commission ESI – FFMAS

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