Comme d’autres pratiques, les usages numériques méritent d’être questionnés à l’aune de la transition écologique. L’article de l’ADEME « Gardons le contrôle de nos pratiques numériques » paru récemment est l’occasion de faire un tour d’horizon métier.
Le constat est sans appel : la conservation de nos données dans les data centers génère plus de la moitié des gaz à effet de serre du numérique ; une donnée numérique parcourt environ 15 000 km entre son émetteur et son destinataire ; un mail consomme autant d’énergie qu’une ampoule allumée 24 heures ! On estime que le numérique représentera environ 8 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre à l’horizon 2025.
Dans ce contexte, chaque geste compte. En tant que professionnels de la filière administrative nous aborderons trois activités quotidiennes à fort impact : le stockage de fichier, les courriers électroniques, la navigation internet.
Trois pratiques qui méritent la vigilance
Le stockage de fichiers
Le besoin de traçabilité doublé d’un manque de temps conduit souvent à conserver les étapes intermédiaires d’élaboration des documents. C’est au moment de la finalisation que nous avons tous les éléments en tête et que nous pouvons éliminer tous ceux qui ne nous serviront plus. Toute recherche ultérieure en sera facilitée.
Transposons nos bonne pratiques d’archivage papier, réfléchissons à la durée de vie des informations pour ne conservons que l’indispensable sans jamais perdre de vue la traçabilité. Tenons compte de l’impact carbone en ne conservant sur le net que les données nécessaires et en sauvegardant localement les données anciennes.
Les courriers électroniques
En tant que récepteur, nous sommes tous convaincus d’être assaillis de mails. Voilà pourquoi l’Ademe recommande de les trier régulièrement et d’en éliminer le maximum sans tarder. Voici une liste non-exhaustive de suggestions :
- Se désabonner des newsletters non consultées.
- Créer des règles de transfert direct dans un dossier spécifique « spam » et de suppression régulière dans l’outil de messagerie.
- Demander à vos correspondants qu’ils vous retirent de diffusions internes si vous n’êtes pas concerné et que vous ne lisez pas leurs messages.
- Économiser les messages d’alerte des plates-formes collaboratives et réseaux sociaux.
Mais il est également possible d’agir en tant qu’émetteur :
- Ne pas démultiplier les destinataires passe par une révision des listes de destinataires.
- Limiter l’usage de la fonction « répondre à tous ».
- Créer des pièces jointes légères et ne pas les joindre lors de réponses, voire créer des liens hypertextes vers des fichiers dans le cloud.
- Remplacer l’usage de la signature comportant une image par une formule texte moins gourmande lors de contacts bien établis.
Savoir identifier la nature du message et affecter un traitement correspondant « je garde, je jette, j’archive », en ayant analysé le contenu (valeur probante, juste de l’information, durée de l’information, etc.) est une action si intégrée dans notre quotidien qu’on en oublierait de la citer dans nos expertises cœur de métier !
La navigation Web
En plus d’utiliser un navigateur économe lorsque l’on a le choix, remplacer la recherche par l’usage de l’historique de consultation ou mieux encore des favoris. Ajoutons-y la fermeture des onglets non utilisés et le blocage de la lecture automatique de vidéos sur les réseaux sociaux.
L’avantage des outils collaboratifs
Les outils collaboratifs limitent la démultiplication des versions intermédiaires et par conséquence des fichiers joints à des courriers électroniques. A cela, s’ajoute l’avantage de conserver les échanges dans les espaces dédiés aux thèmes. Unicité des documents, moins de courriers électroniques… Encore des arguments pour passer au mode collaboratif !
Assistant éco-responsable & amélioration de la qualité de vie au travail
Devenir un assistant éco-responsable fait partie de notre zone de pouvoir.
Si ce volet est déjà répertorié dans la démarche Responsabilité sociétale et environnementale (RSE) de la structure, formalisons nos actions en cohérence avec celles préconisées et bien sûr communiquons sur ce sujet.
Si ce n’est pas encore le cas, profitons de la page blanche pour valoriser notre démarche en la formalisant et en communiquant.
De même, alléger la surcharge de mails à des collègues par un véritable échange de vive voix quand c’est possible relève du domaine de la qualité de vie au travail.
A partir des informations de l’ADEME, chacun dispose de pistes pour placer son propre curseur entre conservation et sobriété numérique.
Les personnes les plus motivées d’entre nous peuvent devenir promotrices de bonnes pratiques en sensibilisant voire en rappelant à l’ordre collègues et managers quand ces pratiques sont déjà inscrites dans la démarche RSE.
IA+K !
Maryse Eballard
Présidente FFMAS Touraine, experte métier FFMAS
Pour aller plus loin avec l’Ademe :
