La signature électronique : quand entreprise «connectée» rime avec productivité et sécurisation !

La signature électronique : quand entreprise «connectée» rime avec productivité et sécurisation !

Selon une enquête Insee de Mai 2018, seulement 15 % des entreprises de 10 à 49 salariés réalisent leurs ventes de façon dématérialisée ! Le retard numérique des petites sociétés se confirme, creusé en outre par une couverture numérique du territoire encore limitée même si le gouvernement y travaille.

Face à ce constat, les secrétaires-assistants ont un rôle indéniable à jouer pour accompagner le changement numérique des organisations. Une opportunité à saisir pour montrer sa valeur ajoutée !

Pourquoi utiliser une signature électronique ?

Mais savez-vous ce que c’est ?

Selon Wikipédia : « La signature numérique (parfois appelée signature électronique) est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier ».

Quels intérêts ?

Une entreprise qui utilise les outils digitaux reflète une image positive et dynamique, que ce soit en interne ou à l’externe vis-à-vis de ses clients, de ses partenaires. Optimiser et fluidifier les process est aujourd’hui indispensable pour la pérennité des entreprises et leur compétitivité.

La signature électronique est une solution à adopter les yeux fermés tant les avantages économiques sont nombreux :

  • Réduction des coûts en argent (moins d’impression, d’archivage et d’acheminement)
  • Gain de temps (pas de déplacements physiques, amélioration des processus de production)
  • Amélioration de l’efficacité commerciale : réactivité, fluidité, délais optimisés, ..
  • Sécurisation / Traçabilité : protection du document par empreinte numérique, inviolabilité par horodatage, historique des modifications
  • Dématérialisation des processus dans une démarche éco-responsable

Alors pas d’hésitation, vous avez tout à y gagner !

La sécurisation avant tout

Qu’elle soit électronique ou manuscrite, la signature d’un document réunit 3 éléments suivants : le document, la signature (d’une ou plusieurs personnes), l’outil pour signer (stylo vs plateforme web). La signature électronique profite non seulement de la même valeur juridique que la signature manuscrite (loi n° 2000-230 du 13 mars 2000), mais elle est aussi beaucoup plus sécurisante pour toutes les parties.

Mais qui dit signature électronique dit certificat électronique. C’est celui-ci qui créé le lien entre la signature électronique et le signataire. Totalement transparent pour l’utilisateur, il apporte la preuve de l’intégrité du document et de la signature électronique. Les certificats électroniques sont délivrés par des prestataires de services qualifiés, dénommés tiers de confiance.

La signature électronique, introduite dans le droit français par la loi du 13 mars 2000, dispose des mêmes prérogatives et engage le consentement du signataire de la même façon que la signature manuscrite, sous réserve de « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache », selon l’article 1316-4 du Code Civil.

Mais outre, cette fonction similaire, elle fige le document et garantit son intégrité lors de son apposition, en scellant ainsi son contenu apportant la preuve de l’état précis du document au moment de l’engagement du consentement par le signataire.

Nostalgique de votre bon vieux stylo ? et pourtant…

Quand dans sa version manuscrite, le stylo en est l’outil incontournable, c’est en version numérique que l’outil se multiple. Vous trouverez sur internet un panel des fournisseurs à même de répondre à vos besoins. A titre indicatif, en voici une sélection :

Mais la signature électronique peut aussi se présenter sous la forme d’une saisie d’un code reçu par SMS pour valider un paiement par exemple. Sa transmission active un certificat valant signature électronique. De nombreux autres usages se développent et notamment dans les professions juridiques, où la valeur des actes et leur preuve probante sont indispensables.

Adoptez ce nouvel usage dans votre quotidien, montrez que vous êtes “dans le vent”, simplifiez-vous la vie et gagnez du temps pour vous mais aussi pour votre entreprise !
Vous avez dorénavant toutes les clés en main….prêts pour vous lancer ?

Fermer le menu
Fermer