L’entretien annuel : un moment d’échange qui se prépare

L’entretien annuel : un moment d’échange qui se prépare

Révision de l’article paru le 7 mars 2019

Après les vœux et les bonnes résolutions du début d’année, voici venue la période des entretiens annuels.

Sachez que l’on distingue plusieurs types d’entretiens dont l’entretien d’évaluation abordé plus largement dans cet article et l’entretien professionnel.

L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur tous les 2 ans. Si l’entreprise ne respecte pas ce rythme, elle encourt des sanctions en faveur du salarié. Cet entretien est destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer (qualifications, changement de poste, promotion, besoin en formation…).

L’entretien d’évaluation nécessite d’effectuer un travail d’auto-évaluation d’une année, ce n’est pas si simple ! Prenez le temps de soigner la préparation de votre entretien durant lequel l’objectivité est requise afin de gagner en crédibilité auprès de votre employeur.

Ce dernier est en principe facultatif au sein de l’entreprise étant donné qu’il n’est pas prévu par le Code du Travail sauf si la convention collective prévoit une telle procédure.

Une année 2020 pas comme les autres

L’année 2020 marquera durablement nos vies personnelles et professionnelles.

Si vous n’avez pas eu l’occasion de le faire plus tôt, c’est le moment de partager avec votre supérieur :

  • votre ressenti du confinement (condition du télétravail, matériel, garde d’enfant, nombre d’outils au sein du foyer, équilibre de vie…) ;
  • les changements d’environnement de travail opérés dans le courant de l’année : télétravail ou pas – suppression du télétravail ou pas – implication dans la mise en place des conditions sanitaires – isolement – sens des actions – charge de travail… ;
  • les actions personnelles mise en place pour vous adapter aux différentes situations
  • le bilan d’étape de cette expérience (autonomie, formation, équipement…)
  • votre projection dans l’avenir

Une préparation minutieuse

Anticipez la préparation de votre entretien d’évaluation : étalez votre réflexion dans le temps, jetez vos idées tel un brainstorming, posez vous, laissez-vous le temps de mûrir votre contenu et vous accorder la possibilité d’y apporter des modifications tout au long de votre cheminement.

Effectuez votre auto-évaluation de l’année passée, en procédant en trois étapes :

  1. Lister tous les faits marquants de vos missions de l’année dans un tableau tel que présenté ci-après :
Mois Type
d’activité
Savoir-faire Savoir- être Axes
d’Amélioration
Réussites
01  Tuteur de stagiaire Organisation –
Planification des tâches
Ecoute
Pédagogie
Accorder plus de
disponibilité
Respect des tâches demandées dans son référentiel

N’omettez pas d’utiliser au besoin tous les supports sur lesquels vous avez travaillé durant l’année tels que votre agenda, votre reporting d’activité (type outils de la gestion du temps comme celui proposé par Maeva Chelly sur le site Maevadigitalactive, vos comptes rendus de projets…, dans le but de mettre en avant tous les moments clés de l’année.

2. Analyser les informations collectées en mettant en évidence votre valeur ajoutée :

  • Vos compétences techniques (savoir-faire)
  • Vos soft skills (savoir-être)
  • Vos difficultés (axes d’amélioration)
  • Vos réussites

3. Mesurer vos activités de façon concrète : en temps passé, en chiffre d’affaires, en production de supports, en optimisation de processus… Des faits, des chiffres, des preuves ! Vous pouvez vous appuyer sur les critères d’évaluation des référentiels métiers de votre employeur (fiche de poste, fiche de fonction…), de l’Éducation nationale ou du Ministère du Travail.

Construisez votre argumentaire, à l’appui du tableau précité, pour les missions que vous aimeriez prendre en charge ou améliorer, voire en proposer de nouvelles. Si vous avez détecté des compétences à développer ou à acquérir, ou avez défini un véritable projet professionnel, il est recommandé de cibler les formations appropriées (durée, coût, organismes) au préalable.

C’est aussi le moment de mettre à jour votre fiche de poste forcément disponible au sein de votre entreprise !

Le moment d’oser parler de vous

Affirmez votre valeur ajoutée pendant l’entretien : adoptez une attitude positive et ouverte au dialogue, montrez-vous force de propositions, répondez aux remarques de façon constructive, soyez à l’écoute, ne vous sous-estimez pas sans pour autant vous surestimer et surtout faites-vous confiance ! C’est un moment d’échange et de dialogue où chacun s’exprime.

Challengez-vous, fixez-vous des objectifs pour l’année à venir en vous aidant de la méthode S.M.A.R.T. (Objectifs Spécifiques, Mesurables, Acceptés, Réalistes et Temporellement définis). Ils seront affinés et validés conjointement lors de l’échange avec votre manager.

Mettez en lumière vos appétences, vos engagements dans votre vie personnelle et associative. N’oubliez pas de mettre en avant vos diverses adhésions et contributions au sein de réseaux professionnels quels qu’ils soient, et encore plus si vous agissez au sein d’une association FFMAS.

Toute action ffmassienne, du simple fait de participer aux événements à l’investissement associatif (création de la Newsletter, organisation et/ou animation d’évènements, participation au bureau de l’association, jury professionnel…) mérite sa place lors de votre entretien !

Osez ! Vous êtes un assistant engagé au sein de votre profession. MONTREZ-LE ! Sans oublier de vous accorder la bienveillance que vous accordez si souvent aux autres !

Les contraintes se transforment en opportunités

Profitez du support proposé par l’employeur pour l’entretien ou à défaut usez de votre plume. Les paroles s’envolent, les écrits restent.

Le temps est contraint

Sachez prioriser les informations et aller à l’essentiel. Si le sujet le nécessite, il est préférable de dédier un temps de réunion ultérieur.

La crainte de l’évaluation vous paralyse

Focalisez-vous distinctement sur vos réussites et vos difficultés. Ne minimisez pas votre contribution au bon fonctionnement de l’organisation, vos réussites, votre montée en compétences. C’est le moment idéal pour les mettre en valeur.

Abordez les difficultés sous l’angle des solutions pour y remédier telles que la formation, l’accompagnement ou le soutien, la priorisation des activités…Vous avez des propositions construites, exposez-les, argumentées. Partagez vos bonnes idées !

L’entretien se fait à distance

Pour avoir l’air naturel, exploitez les fonds d’écran proposés par la plupart des outils. Pourquoi ne pas coller quelques anti-sèches au mur (la FFMAS décline toute responsabilités en cas de dommage aux tapisseries et autre peintures…).

L’écoute active favorise la capacité de rebond

Il est indispensable d’être à l’écoute de son manager, de ses mots comme de son comportement. Usez de tout votre savoir-être, faîtes preuve d’ouverture, montrez votre capacité de en question, évitez le déni et la surréaction.

La clôture de l’entretien

La phase de clôture est aussi primordiale. Elle permet d’élaborer conjointement les suites à donner tout en se laissant le temps de la réflexion si nécessaire.

À vous de jouer

Il est recommandé de consacrer environ une heure à cette préparation pour mettre toutes les chances de son côté.

Préparé, vous saurez tirer le meilleur parti de cet incontournable moment professionnel. Faites-vous confiance !

Maryse Eballard
Experte métier, Présidente FFMAS Touraine

Pour aller plus loin

Article Cadremploi « Préparer son entretien annuel ».

Article Assistante plus « Enquête emploi : 81% des entretiens annuels se feront à distance »

Article Entretien professionnel du Ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion.

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