Le 22 mai 2021, Stéphanie DEMANGE et Jessica JEANGILLES présentaient l’atelier au sujet du développement de son activité.

Cet atelier visait à parcourir les différentes modalités pour faire face lorsque son activité d’assistant.e/secrétaire indépendant.e arrive au maximum de sa faisabilité. Nous avons pu constater que cette question est à réfléchir dès le montage de son projet entrepreneurial et à tout moment selon l’évolution de son activité.

Au travers de cet article, elles nous rédigent un compte-rendu des points clés abordés lors de cet atelier et remercient toutes les personnes ayant apporté leur témoignage.

Préambule

Je suis à 100 % de mon activité, je suis débordé.e mais je ne veux pas que la qualité de mon service s’en ressente, je ne veux pas perdre de clients, il faut alors que je me tourne vers l’avenir.

En effet, je ne vais pas pouvoir tout faire tout.e seul.e. Je vais donc devoir réfléchir à recruter des renforts, trouver des personnes qui vont m’épauler et me décharger de certaines tâches.

Alors par quel moyen vais-je y parvenir ?

Avant toute chose, cela demande une connaissance aiguë de mon activité, de ma disponibilité… et de moi-même !

Je prends donc le temps de me poser des questions aussi bien sur le plan personnel que professionnel, à savoir : mes envies, mes attentes, mes besoins et mes objectifs.

Ces éléments vont me permettre de choisir les options de développement qui correspondent à ma situation, en fonction notamment de la charge de travail, sa durée, de la facilité et de la relative rapidité de mise en place.

Lors de l’atelier, nous avons abordé les différentes options qui peuvent être envisagées et les aspects à prendre en compte en fonction de chacune des situations.

I – La sous-traitance

Le recours à la sous-traitance semble tout indiqué lorsque votre activité se développe mais que vous n’avez pas assez de visibilité à long terme pour embaucher ou, tout simplement, que vous ne souhaitez pas embaucher.

En effet, vous avez une demande imprévue ou inhabituelle de votre client que vous ne pouvez pas assurer vous pouvez la sous-traiter.

Cette option permet une réponse à court terme, relativement rapide, et sans investissement dans la durée.

Cela peut nécessiter d’avoir un solide réseau ou des confrères/consœurs dont vous connaissez la qualité de travail.

Qu’est-ce que la sous-traitance ?

C’est un contrat par lequel une entreprise délègue à un tiers la réalisation d’une mission ou tâche qu’elle ne peut pas où ne souhaite pas réaliser elle-même.

On peut distinguer deux principaux types de sous-traitance : la sous-traitance de spécialité et la sous-traitance de capacités.

La sous-traitance de spécialité

La sous-traitance de spécialité est utilisée lorsqu’une entreprise ne possède pas le savoir-faire ou la maîtrise pour réaliser une tâche, ou bien encore lorsqu’elle ne possède pas les équipements nécessaires pour répondre à une demande spécifique ou inhabituelle de votre client.

En effet, vous n’avez parfois pas d’autre choix que de solliciter une compétence externe.

Par exemple : vous travaillez pour un cabinet médical. Vous tapez les comptes-rendus médicaux et votre client vous sollicite pour assurer exceptionnellement son standard téléphonique.

Or, cette tâche n’est pas votre cœur de métier et pour ce faire vous allez devoir vous équiper avec un logiciel spécifique par exemple que vous ne possédez pas.

Dans ce cas-là vous pouvez alors faire appel à un confrère ou une consœur spécialisé.e en prise d’appels et qui va pouvoir assurer cette mission. Cette personne est déjà équipée pour assurer un standard et pourra assurer rapidement la mise en place de la mission.

A partir de ce même exemple, bien que vous soyez équipé.e pour assurer ce standard téléphonique, eu égard aux plages horaires qui vous sont demandées par votre client et au nombre volumineux d’appels, vous savez d’ores et déjà que vous n’allez pas pouvoir assurer seul.e cette mission.

Vous êtes donc dans l’incapacité d’absorber cette charge de travail et vous allez donc faire le choix de sous-traiter à une personne en lui déléguant cette mission, c’est ce qu’on appelle la sous-traitance de capacité qui va vous permettre d’absorber une surcharge de travail.

La sous-traitance de capacité

Elle est utilisée lorsque vous ne pouvez plus faire face à la demande croissante de vos clients ou que vous vous trouvez dans l’incapacité d’en honorer de nouvelles.

Vous allez donc faire appel à une entreprise sous-traitante pour vous aider dans vos tâches pour lesquelles vous êtes surchargé.e.

En effet, si toutes vos ressources sont allouées à d’autres missions, il est possible de recourir à la sous-traitance pour une surcharge inhabituelle de demandes de vos clients plutôt que de refuser la mission ou de refuser un nouveau client.

En conséquence, lorsque vous allez sous-traiter, la première chose à faire est d’être en totale transparence avec votre client et lui demander son accord. Cela peut s’avérer être une obligation, par exemple lorsqu’il s’agit d’un marché public ou privé.

Lors de la sous-traitance, votre client ne sera destinataire que d’une seule facture, la vôtre. Votre sous-traitant.e, de son côté, vous adressera directement sa facture.

Enfin, pour sous-traiter vous devez impérativement établir avec la personne qui va travailler pour vous, un contrat de sous-traitance, ce dernier devant être bien encadré. Si vous n’avez jamais rédigé un contrat de ce type, nous vous conseillons de faire rédiger ce contrat par un juriste ou un avocat afin de vous préserver de toutes difficultés ultérieures.

II – La co-traitance

Comme la sous-traitance, le recours à la co-traitance semble tout indiqué pour développer votre activité rapidement et à court terme.

Qu’est-ce que la co-traitance ?

La co-traitance, c’est faire le choix de travailler en binôme avec un confrère ou une consœur, et ce pour un même client, mais sur différents aspects d’une mission.

Par exemple, pour un même client, vous allez être en charge de la téléprospection et votre co-traitant.e sera chargé de gérer la facturation de ce même client.

Cette option est parfaitement envisageable notamment lorsque l’on ne possède pas toutes les compétences ou savoir-faire nécessaires pour effectuer la mission du client.

Vous allez alors mandater une consœur ou un confrère dont c’est la spécialité et avec qui vous faites le choix de travailler.

Ou bien, lorsque vous ne souhaitez pas prendre en charge un aspect de la mission qui ne vous intéresse pas, mais pour autant vous ne voulez pas laisser passer la mission.

Contrairement à la sous-traitance, lorsque vous avez recours à la co-traitance, votre client va être destinataire non plus d’une seule facture mais de deux factures distinctes puisque votre co-traitant.e adressera directement sa facture au client.

Il n’y a pas de lien de responsabilité sur les tâches que fera le co-traitant (au contraire du sous-traitant, ou vous êtes responsable des tâches effectuées par celui-ci).

Autre point, il n’y a pas de commissionnement sur la co-traitance, alors qu’il y en a sur de la sous-traitance.

Pour rappel, les missions entrepreneuriales ne répondant pas aux mêmes besoins que le salariat, nous ne pouvons considérer la co-traitance comme un recours afin d’éviter tout risque de requalification de la mission lorsque le volume et la fréquence peuvent répondre à des besoins en recrutement pour le client. Le risque reste ici le même pour le client qui pallie un besoin de main-d’œuvre par l’emploi d’entrepreneurs.

Nous pouvons donc dire que ces deux options que sont la sous-traitance et la co-traitance sont des moyens de développement de votre activité pour des missions plutôt ponctuelles ou temporaires.

Or, si vous souhaitez développer votre activité sur du long terme ou de façon pérenne vous pourrez faire le choix d’autres axes de développement comme le recrutement, le partenariat ou l’association.

III – Le recrutement

Vous voulez faire évoluer l’activité de votre entreprise et vous avez donc décidé de recruter pour améliorer la compétitivité et la performance de celle-ci.

Le recrutement répondant à un besoin plus durable, ce n’est pas une décision qui se prend sur un coup de tête. Cela nécessite d’être mûrement réfléchi et bien structuré en amont au regard des impacts

• sur votre situation : vous allez devenir employeur et manager ;
• sur l’organisation de votre activité : vous ne travaillerez plus seul.e et devrez encadrer une personne qui va travailler pour vous et avec vous.

 Vous devrez donc définir les critères de recrutement qui sont à prendre en compte :

• Est-ce que mon besoin en recrutement est à long terme ou court terme ?
• Est-ce une fonction clé ?
• Est-ce que l’activité occupera une personne à temps plein ? à temps partiel ?
• Est-ce que j’ai besoin d’une personne immédiatement opérationnelle ou est-ce que je fais le choix de former cette personne ?

En définissant votre besoin cela vous permettra de décrire :

• les objectifs du recrutement envisagé :  les caractéristiques du poste à pourvoir (définition de fonction), 
• le profil de la personne recherchée (profil de poste).

En effet, la question du choix du contrat de travail se pose dès la préparation du projet d’embauche. Vous pouvez faire le choix d’un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée ou alors vous orienter par exemple vers un contrat d’alternance.

La formation d’un salarié en alternance facilite son intégration dans l’entreprise et lui permet d’acquérir des savoir-faire spécifiques. Faire le choix du contrat en alternance va vous permettre de former le salarié selon la culture de votre entreprise et vos méthodes de travail. Et surtout elle favorise une embauche en confiance à l’issue de sa formation. Cela demande également d’investir du temps pour former la personne embauchée et peut difficilement répondre à un besoin opérationnel à court terme. Il s’agit avant tout d’une personne en formation !

Selon vos objectifs de développement et vos ambitions, vous pouvez également faire le choix du partenariat.

IV – Le partenariat

Vous pouvez utiliser cette option lorsque vous souhaitez mettre en place une véritable collaboration avec une autre entreprise. Il s’agit de devenir partenaire pour réaliser, ensemble, un objectif commun. Ce partenariat peut notamment permettre d’améliorer vos capacités de travail, ou de proposer une offre plus complète à vos clients.

Le partenariat mise donc avant tout sur le partage des expériences et des compétences de chacun. La volonté des deux entreprises doit être de créer ensemble, de construire et proposer une offre plus étoffée.

Il n’y pas de lien hiérarchique entre les deux sociétés partenaires. La principale caractéristique d’un contrat de partenariat est la combinaison de deux entreprises qui collaborent pour offrir un service complet à leurs clients en gardant leur autonomie et leur indépendance.

Ce qui n’est pas le cas de l’association qui est une seule et même structure.

V – L’association

Tout d’abord, il est important de savoir pourquoi l’on souhaite s’associer. Il faut donc définir et connaître les objectifs et les intérêts de chacun. Il est recommandé de partager les mêmes valeurs, une vision commune… mais pas forcément une façon de travailler similaire !

S’associer permet notamment :

• d’être plus performant grâce à des compétences complémentaires
• de disposer de fonds plus importants
• de partager les charges
• de partager son portefeuille clients
• d’être moins seul a tout supporter
• etc.

L’association va donc vous permettre, comme le partenariat, de mettre vos forces en commun mais, à la différence du partenariat où vos structures sont bien distinctes, l’association formée crée une seule et même structure.

Il faut donc bien choisir son ou ses associés et avoir notamment la même vision stratégique pour l’avenir de son entreprise car les décisions, et les risques, se prennent à deux.

Conclusion

Afin de ne pas se retrouver dans une impasse ou de prendre des décisions hâtives, réfléchir au développement de son activité se pose dès son installation.

Vous devrez donc vous posez des questions essentielles tant sur le plan personnel que professionnel pour savoir où vous voulez emmener votre entreprise.

Votre posture de Chef.fe d’entreprise vous obligera à prendre des décisions qui dessinerons le développement de votre activité.

Stéphanie DEMANGE – Assistante juridique
Jessica JEANGILLES – C’Macollab
Membres de la Commission FFMAS-ESI