Composante, et non des moindres, du nouveau BTS Support à l’Action Managériale, puisque représentant un bloc de compétences à part entière sur les trois définissant ce nouveau BTS, la Gestion de Projet prend une place significative dans les compétences attendues par les entreprises qui doivent faire face à l’immédiateté exigée par un environnement économique concurrentiel très fort.
Entre Gestion et Mode, le Projet s’impose !
Qu’est-ce qu’un projet ?
A contrario d’une « opération » au caractère répétitif, à l’organisation stable et dégageant de suite du bénéfice, le projet :
- Est temporaire : Il a un début et une fin.
- Se pense avant de se faire : il se décline en étapes.
- A forcément un objectif, un résultat que l’on appelle aussi livrable.
D’autres éléments le caractérisent :
- des décisions irréversibles
- une incertitude forte du fait de variables exogènes
- un degré de liberté significatif
- une capacité à gérer « le saut dans l’inconnu »
- un investissement avant d’en ressortir des retours bénéfiques
- de la création de valeur sur du long terme
Dans un contexte économique exigeant, les entreprises doivent se démarquer et travailler sur les deux variables composant leur productivité pour rester concurrentielles.
Productivité = création de valeur / coût
La réduction des coûts n’étant plus la solution idéale, il appartient donc aux entreprises de maximiser la création de leur valeur, en d’autres termes d’INNOVER ! C’est bien là le sens même du mot « projet » qui fait appel à l’INNOVATION !
Plusieurs types de projets existent :
- projet local = au sein même d’une équipe, ou à la Direction
- projet transverse = coopération de plusieurs équipes différentes, voire avec la Direction
- projet sorti = création d’une structure/équipe à part, entièrement dédiée au projet
- mais aussi des projets inter-entreprises, où celles-ci s’associent autour d’un même projet de grande envergure (exemple dans le pharmaceutique, le génie civil, …)
Et les profils de projets sont variés de par leur taille (c’est-à-dire leur budget), leur complexité (difficulté de coordination du fait de la taille des équipes) mais aussi, leurs enjeux, le degré d’innovation, …
Qu’est-ce que la Gestion de Projet ?
La gestion de projet est un ensemble d’activités visant à organiser le bon déroulement d’un projet et à en atteindre les objectifs. Elle consiste à appliquer les méthodes techniques et les outils de gestion spécifiques aux différentes étapes du projet, de l’évaluation de l’opportunité jusqu’à l’achèvement du projet (source : wikipédia).
On définit aussi la Gestion de Projet autour de ses 4 P :
- PLAN : activités de prévisions liées au projet
- PROCESSUS : les projets sont constitués en grande partie de processus prédéterminés et savamment articulés.
- PERSONNE : Toutes les personnes actives dans le projet.
- POUVOIR : concerne tout ce qui a trait aux lignes hiérarchiques, aux décisions, aux organigrammes et aux politiques du projet.
La gestion de projet se décompose aussi en 5 processus que nous développerons dans une prochaine fiche pratique :
- L’avant-Projet
- Le lancement
- La planification
- La mise en œuvre
- Le contrôle – la maîtrise
L’équipe projet
Au-delà des étapes clés indispensables à la réalisation du projet, il n’en demeure pas moins que la réussite d’un projet réside en grande partie dans son pilotage et son capital humain : l’équipe projet.
La constitution de l’équipe projet et le choix de son mode de fonctionnement méritent une attention particulière pour être en phase avec son environnement contextuel. Ainsi, différents formats sont possibles :
- Une structure/équipe fonctionnelle : idéale pour les projets locaux très simples fonctionnant en mode séquentiel (une étape après l’autre).
- Une structure/équipe en matricielle faible : Un coordinateur dans chaque service/division crée du lien entre les équipes mais peut alourdir le processus et manquer ainsi de réactivité.
- Une structure/équipe en matricielle forte : offre l’avantage d’être très flexible mais en opposition avec le principe de Fayol prônant le principe de l’unité de commandement car ici, la présence d’un Directeur de projet qui interagit directement avec les collaborateurs d’un service, d’une division, peut venir interférer avec des consignes des chefs hiérarchiques directs.
- Une structure/équipe dédiée au projet sorti : l’autonomie, l’indépendance de la structure en font sa force. Le projet avance très vite, l’équipe travaillant à 100 % dessus. Mais que devient l’équipe après la fin du projet ?
Le management en mode projet est de plus en plus privilégié tant il répond au contexte des entreprises d’aujourd’hui et aux attentes des collaborateurs, surtout des jeunes générations, qui ont besoin d’autonomie, de responsabilités et de sens à leurs actions.
Le management en mode projet nécessite de l’anticipation, de la proactivité, de la flexibilité et beaucoup d’adaptabilité, ainsi que des solutions adaptées et systémiques, reposant sur un leader d’équipe qui possède la vision globale et non pas la compétence technique !
Une bonne équipe projet repose sur les compétences techniques de ses acteurs-contributeurs et sur une tête d’équipe aux compétences managériales avérées !
Face aux nouveaux défis d’un environnement économique de plus en plus exigeant, les entreprises n’ont d’autre choix que de renforcer leur organisation et faire évoluer leurs pratiques managériales en introduisant le concept de « travail en mode projet ». Ce mode de fonctionnement conduit à faire travailler ensemble et de façon coordonnée, des ressources de différents métiers ou services pour atteindre un même objectif, faire aboutir des projets qui découlent d’une vision claire et partagée. S’il est bien maîtrisé, ce mode de fonctionnement entraîne une meilleure collaboration entre les services, des équipes plus impliquées et une organisation de travail simplifiée.
